Экспедиторская расписка или транспортная накладная. Что правильно?
Корректное оформление транспортных документов — важная задача для любого бизнеса. Ошибки при оформлении могут привести к налоговым рискам, сложностям получения возмещения от транспортной компании. С другой стороны, избыточные требования по работе к документам могут усложнить поиск перевозчика или искусственно завысить стоимость его услуг. В результате мы часто сталкиваемся с постоянной борьбой между логистами и бухгалтерией касательно организации правильного документооборота.
При этом позиция всех сторон в организации понятна. Логисты хотят использовать меньше документов и не заниматься контролем их возврата, а у бухгалтерии болит голова, что при очередной налоговой проверке у компании может возникнуть риск отсутствия первичных транспортных документов, а как следствие — корректировки налоговой отчетности и штрафы.
Заменяет ли экспедиторская расписка транспортную накладную? Как найти оптимальный компромисс? Как построить эффективные процессы в логистике, не создавая дополнительные риски в бизнесе?
Типы договоров доставки грузов
Чтобы выстроить правильный документооборот, нужно в первую очередь понять, какой тип договора с перевозчиком максимально подходит для целей бизнеса. Сейчас есть 2 основных типа договорных отношений с перевозчиками:
Договор перевозки груза (описан в гражданском кодексе РФ статья 785)
Договор транспортной экспедиции (Федеральном законе №87 о транспортной экспедиции)
Документооборот будет зависеть от типа договора, который вы планируете использовать. Большая ошибка многих компаний состоит в том, что компании не видят разницу между этими договорами и пытаются объединить требования к документам. Перевозка груза и транспортная экспедиция обеспечивают выполнение одного результата. Означает ли это, что можно использовать экспедиторскую расписку вместо транспортной накладной?
Какой договор правильный?
Перевозка – это перемещение груза из точки А в точку Б одним водителем на транспортном средстве, находящемся в прямом владении у перевозчика (в собственности, в аренде или в лизинге). Задача перевозчика – загрузить машину и бережно довезти груз до адреса заказчика.
Транспортная экспедиция – экспедитор всё берёт на себя: подбирает транспорт и маршрут, оформляет провозные документы, контролирует груз в дороге. В процессе доставки экспедитор может привлекать одного или нескольких перевозчиков. Оба вида договора подразумевают перенос ответственности за груз на перевозчика или экспедитора.
Основные минусы договора перевозки
Основной минус договора перевозки для грузоотправителя заключается в том, что, согласно последним новациям в законодательстве, на грузоотправителя переходит ответственность за контроль формы собственности на транспортное средство.
Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200 (ред. от 30.11.2021) «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации»
Письмо Минтранса России от 26.03.2021 N Д3/6976-ИС «О заполнении формы транспортной накладной, установленной приложением N 4 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200»
Теперь в новой версии транспортной накладной в пункте 11 (Транспортное средство) нужно указывать форму владения транспортным средством.
А это создает риск, что документ могут признать ничтожным, если данные были внесены некорректно. Чтобы избежать этого риска, нужно требовать от логистов проверку каждой машины и подтверждения, что у перевозчика действительно машина в собственности, аренде или лизинге. Ситуация усложняется тем, что работа напрямую только с перевозчиками может привести к значительному увеличению количества контрагентов. В России практически нет грузоотправителей, которые могут позволить себе работать только с собственниками транспортных средств.
Минусы работы по договору перевозки вынуждают грузоотправителей переходить на договор транспортной экспедиции.
Договор транспортной экспедиции и его плюсы
Договор транспортной экспедиции сейчас является более гибким и простым способом для грузоотправителей по организации перевозки грузов. К его плюсам можно отнести следующее:
Упрощенный документооборот для грузоотправителя. Ответственность за корректное оформление транспортной накладной переносится на экспедитора.
Универсальный договор, который может работать для всех отправок в компании.
Позволяет не только заказывать перевозки у собственников транспорта, но и использовать цифровых экспедиторов (Monopoly.Online, Oboz, Fura) и перевозчиков, специализирующихся на сборной доставке грузов: FM Logistic, Логитерра, ПЭК, DB Schenker, RCC Logistics.
Сейчас все больше грузоотправителей переводят взаимоотношения с перевозчиками на договор экспедиции.
Документооборот по разным видам договоров, а также подтверждение расходов на перевозку. Взгляд со стороны грузоотправителя
Давайте разберем, какие документы должны выписывать для разных видов договоров, а также какие первичные документы достаточны для бизнеса для подтверждения расходов на доставку груза. В системе Pooling мы обеспечиваем возможность распечатать и подписать корректные формы документов по каждой перевозке. Все печатные формы формируются на основании заявки грузоотправителя на перевозку.
Работая по договору экспедиции, грузоотправитель перекладывает контроль и ответственность за корректность оформления транспортных накладных на экспедитора. Этот документ должен быть заполнен и проверен экспедитором. Согласно Уставу автомобильного транспорта, грузоотправитель должен обеспечить печать данного документа и его подпись в момент отгрузки.
Требования к первичным документам для экспедитора можно найти в Письме УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100092.
Излишние требования грузоотправителей к документообороту
Работая по договору экспедирования, ряд грузоотправителей требует возврата оригинальной транспортной накладной от экспедитора. Это требование излишне и невозможно к исполнению. Запросы такого рода говорят, что грузоотправитель не понимает процесс работы экспедитора.
Также важно отметить: работая по договору экспедиции, перевозчик не имеет возможность вернуть оригиналы своей транспортной накладной грузоотправителю, так как она является первичным документом и оформляется только в 4 экземплярах на каждую перевозку. При этом экспедитор может осуществлять одним транспортным средством доставку груза от большого количества грузоотправителей.