С 2021–2022 годов в России введены электронные перевозочные документы (ЭПД) – в частности, электронная транспортная накладная (ЭТрН). Законодательно понятия ЭТрН и связанных терминов закреплены в Федеральных законах №336‑ФЗ (от 02.07.2021) и №39‑ФЗ (от 06.03.2022). Постепенно идет переход на ЭТрН: так, с 1 сентября 2026 года оформление ЭТрН станет обязательным для всех участников перевозок. ЭТрН – это полноценный юридический документ, аналог бумажной ТН: она подтверждает факт перевозки и расходы на транспортные услуги, играет роль первичного документа в бухгалтерии и налоговом учете.
ЭТрН составляется по титульным разделам (титулы), которые последовательно заполняют разные участники перевозки. В титуле Т1 («данные грузоотправителя») указывают отправителя груза, маршрут, условия договора, сведения о транспортном средстве, водителе и грузе. Далее титулы Т2–Т4 заполняет перевозчик, фиксируя прием и выдачу груза. Ниже разберем, кто может участвовать в оформлении ЭТрН.
Основные участники перевозки
Грузоотправитель (заказчик перевозки) – юридическое лицо или ИП, передающее груз перевозчику. Обычно это собственник груза или уполномоченный им экспедитор. В титуле Т1 грузоотправитель формирует исходные данные об отправителе, условиях договора, грузе и сопутствующих документах. По закону именно грузоотправитель составляет ТН при отправке груза. Пример: фирма-производитель готовит ЭТрН, указывая себя грузоотправителем, завод и описание продукции.
Перевозчик – компания или ИП, осуществляющая доставку груза. Перевозчик подписывает титул Т2 (подтверждая прием груза, его состояние и время погрузки) и титул Т4 (фиксирует выдачу груза получателю). Например, автотранспортная компания ставит в Т2 отметку о приеме товара с места отгрузки и в Т4 – о передаче груза получателю.
Грузополучатель – лицо, уполномоченное принять груз (может совпадать с контрагентом, получателем по договору). Грузополучатель подписывает титул Т3, где указывает фактическую дату и время получения, состояние груза при приемке и замечания (претензии) по качеству или количеству. Пример: магазины розничной сети подпишут Т3 при получении товара от перевозчика, фиксируя отсутствие повреждений и соответствие заказу.
Основные участники («отправитель – перевозчик – получатель») задают базовую схему. Каждый из них заполняет именно тот титул ЭТрН, который соответствует его ролиu. Так, грузоотправитель готовит и подписывает Т1, перевозчик – Т2 и Т4, грузополучатель – Т3. Важно: транспортная накладная (в том числе электронная) является доказательством заключения договора перевозки и оформляется на каждую машину или партию груза (ПП РФ №2200 от 21.12.2020).
Дополнительные участники
Помимо основных ролей, в ЭТрН могут участвовать другие лица, обеспечивающие перевозку «под ключ» или обслуживающие погрузку:
Экспедитор – организация или ИП, оказывающее комплекс услуг по перевозке (организация маршрута, заключение договоров с перевозчиками, оформление документов). В договоре экспедитор может выступать собственником груза или его представителем. Если экспедитор по договору принял на себя груз, в Титуле 1 его указывают как грузоотправителя с признаком «Является экспедитором». При этом в разделе 1а («грузоотправитель») указывается реальный заказчик услуг экспедитора (контрагент, передавший груз).
Пример: Интернет-магазин передает товары экспедитору для отправки покупателям. Если экспедитор взял груз на склад и организовал перевозку, то в ЭТрН Т1 будет указан экспедитор как «грузоотправитель (является экспедитором)», а в разделе 1а – сам интернет-магазин как заказчик.
Лицо, ответственное за погрузку (ЛОП) – компания или физлицо, выполняющее фактическую погрузку груза в машину. Это может быть сама транспортная компания, экспедитор, подрядчик-погрузчик или грузоотправитель (например, когда груз загружается на собственном складе). Данные о ЛОП фиксируются в титуле Т1. Чаще всего ЛОП – тот же адрес и контрагент, что грузоотправитель, но формально это отдельная роль, позволяющая учесть причастность других сторон.
Пример: Если при отгрузке нанят подрядчик для погрузки (например, сервис грузчиков или склад 3PL), то его реквизиты указывают как «ответственного за погрузку» в Т1.
Склад ответственного хранения (СВХ) – если груз проходит через склад хранителя (экспедитора-склад), этот контрагент тоже указывается в Т1 (обычно в разделе «документ-основание» или как ЛОП). Склад обеспечивает хранение груза перед транспортировкой. Например, сборный груз может собираться на складе хранения (СВХ) и оттуда отправляться экспедитором или перевозчиком.
Наблюдатель – это сторонняя организация, которой интересен обмен ЭТрН, но которая не подпишет документ (не участвует в перевозке напрямую). К наблюдателям относятся, например, страховые компании, банки-факторы, бухгалтерские или аутсорсинговые фирмы и др. Им предоставляют доступ к просмотру статусов и титулов ЭТрН. Так, известны случаи, когда страховые и факторинговые компании получают электронную ТН по уступке требования или страхованию и отслеживают ее исполнение. В сервисах электронного документооборота для Титула 1 существует раздел «наблюдатели», где можно добавить таких участников (ИНН организации и контакты.
Таким образом, в документах ЭТрН можно встретить несколько юридических лиц: заказчика (владельца груза), экспедитора, фактического погрузчика, перевозчика, склада, грузополучателя и опционально наблюдателя. В титуле Т1 указываются все они согласно их ролям: например, раздел 1а – заказчик экспедитора или отправитель, в разделе 8 – ЛОП, и т.д. (см. примеры ниже).
Особые случаи и примеры
При оформлении ЭТрН важно соблюдать правила «сквозного» документооборота. Вот несколько ключевых нюансов:
Если экспедитор не принял груз во владение, он может вообще не фигурировать в ЭТрН. В этом случае ЭТрН оформляется по простому сценарию: титул Т1 оформляет грузоотправитель (заказчик экспедитора), титул Т2 – перевозчик, титул Т3 – грузополучатель. Например, завод заключил договор с экспедитором на организацию перевозки, но сам груз забирает сразу перевозчик. Экспедитор при этом не подписывает «экспедиторскую расписку» и не принимает груз. Тогда ЭТрН составит завод как грузоотправитель (Т1), а экспедитор в ней не появится.
Если экспедитор принял груз во владение, схема другая. В титуле T1 указывают экспедитора как отправителя с меткой «является экспедитором», а заказчик перевозки отражается в разделе 1а. При этом ЛОП уже не может быть заказчиком: титул 8 (ЛОП) заполняется «уполномоченным экспедитором лицом». Это означает, что одновременное указание одного и того же контрагента в роли заказчика и ЛОП запрещено, если при этом экспедитор выступает отправителем. Иначе система не пропустит документ.
Документ-основание погрузки. Если лицо, осуществляющее погрузку, отличается от грузоотправителя/экспедитора, в титуле T1 нужно указать основание погрузки – данные договора или акта, на основании которого производится погрузка. Указываются наименование документа, номер, дату и ИНН одной из подписантов. Например, при привлечении стороннего подрядчика-логиста, нужно указать реквизиты договора транспортного экспедирования (или накладной) с этим подрядчиком, подтверждающие его полномочия на погрузку груза. Это связывает роли в системе и исключает ошибки в ЭТрН.
Практическая проверка. Перед отправкой ЭТрН следует сверить контрагентов по реестрам (ЕГРЮЛ/ЕГРИП) или через сервисы проверки (например, «Такском‑Досье»). Это помогает избежать ситуаций, когда кто-то из участников не имеет права участвовать в перевозке. Например, если в процессе перевозки меняется грузополучатель (переадресация) или меняется перевозчик, в системе есть специальные титулы T8–T9 для оформления таких изменений.
Итоги: при формировании ЭТрН всегда указывают всех участников цепочки, реально задействованных в перевозке, и «наблюдателей» по необходимости. Грузоотправитель (или экспедитор) формирует Т1, перевозчик – Т2/Т4, грузополучатель – Т3. Дополнительные роли (экспедитор, лицо за погрузку, склад) записываются в Т1. При этом нужно учитывать договорные нюансы: если экспедитор не подписал расписку, он в ЭТрН не появляется, а если ЛОП и экспедитор – разные лица, необходимы сведения о документе-основании погрузки. Также следует помнить, что ЭТрН – это не только логистика, но и финансовый документ: она удостоверяет расходы на перевозку и служит основанием для оплаты, бухгалтерии и налоговой отчетностиe. Правильное заполнение участников и титулов избавит от ошибок при подписании документов и проверках, обеспечивая прозрачность всего цикла перевозки.