Документооборот грузовых перевозок. Почему компании теряют деньги?

В данной статье мы затронем очень важную тему в логистике - документооборот грузовых перевозок. Не будем рассказывать, какой огромный пакет документов делается на каждую перевозку. Об этом можно писать поэму, содержание которой известно каждому, кто работает в сфере логистики. Сегодня мы поговорим о том, как связаны документооборот и денежные средства.

Долой макулатуру!

Документов при перевозке печатается много (доверенностей, распоряжений на отгрузку, справок, счетов-фактур, актов и т.д.), но, помимо оригиналов, печатаются еще и копии. Например, в отношении доверенности на водителя. Многие водители возят с собой кипы доверенностей, такие же стопки можно наблюдать на складах у операторов. Затраты на бумагу и другие канцелярские товары растут многократно. И не будем забывать про экологию.

Сокращение объёма печатной документации поможет снизить затраты предприятия на логистику!

Человеческий фактор в документообороте грузовых перевозок

Несмотря на наличие печатных копий, никто не отменял человеческий фактор в документообороте грузовых перевозок. Бумаги теряются, в них делаются опечатки и т.д.

Чем это грозит обычному логисту? Рассмотрим на примере.

В предновогоднюю неделю логист с трудом находит автомобиль для доставки товара, но на следующий день автомобиль сломался. Логист прикладывает массу усилий и находит замену, но вот досада, автомобиль не грузят. Почему? А потому, что водитель новый и доверенности на складе на него нет, забыли переоформить. Отгрузка срывается. Вот где реальная потеря денег.

Большие расстояния

Все проблемы с документооборотом грузовых перевозок усугубляются тем, что документы приходится пересылать на дальние расстояния, чтобы они попали в руки нужному человеку. Продолжительность рейса в одну сторону может занимать до двух недель, а обратно оригиналы документов попадут в лучшем случае через месяц. Можно, конечно, воспользоваться курьерскими службами, но это сулит дополнительные расходы. Важно отметить, что до сих пор многие получатели груза платят не по факту получения груза, а по факту предоставления оригиналов счета и отгрузочных документов. Получается, что после отгрузки товара деньги можно увидеть через месяц, а то и через два.

Корректность оформления

Отдельная боль – заполнение документов, а именно корректность заполнения.

Представьте, вы ждете месяц документы, рассчитываете на получения оплаты в ближайшее время от получателя, но документы приходят некорректно заполненные. Получение денег за товар затягивается на неопределенный срок: ведь теперь нужно восстанавливать/корректировать документы.

Массу времени занимает у логистов разрешение спорных ситуаций: утеря товара, бой, возврат по вине ТК. Здесь корректность заполненных документов становится особенно важной: претензию развернут, если акт заполнен неверно. Не будем повторяться - это снова потеря денег.

Решение есть

Электронный документооборот решил бы все эти проблемы. Но и тут есть нюанс: к ЭДО должны быть подключены все ваши партнеры, иначе часть документов все равно будет в бумажном формате. Сервис Pooling упрощает задачу тем, что собирает в одном месте всех участников процесса, предоставляя им возможность обмениваться документами.

Покажем на примере многострадальной доверенности на водителя. На платформе у каждой перевозки есть блок “документы”:

Внутри данного блока можно видеть доверенность, скачать ее и видеть статус: подписана или нет. Подписание идет официальной ЭЦП.

У доверенности есть версия, поэтому если случится замена водителя, то доверенность обновляется и версия меняется. Даже если замена водителя случится ночью, то это не станет проблемой.

Минимально логисту нужно подготовить на каждую перевозку:

1. Доверенность
2. Экспедиторское поручение
3. Экспедиторскую расписку
4. ТРН

Все вышеперечисленные документы можно сформировать в сервисе Pooling и подписать электронной подписью. Это максимально быстро и просто!

Подключиться бесплатно