С 1 сентября 2026 года оформление электронных транспортных накладных (ЭТрН) станет обязательным для всех участников грузоперевозок – автоперевозчиков, ж/д и авиаперевозок, а также экспедиторов, грузоотправителей и получателей. Закон №140‑ФЗ (от 7 июня 2025 года) дополняет закон «О ТЭД» таким образом, что подлежащие переводу в электронный вид документы включают транспортные накладные (ЭТрН), маршрутные листы и другие регламентные бумаги. Электронные документы будут подписываться усиленной квалифицированной или неквалифицированной ЭП (УКЭП/УНЭП), при необходимости – машиночитаемой доверенностью (МЧД), и автоматически загружаться в Госинформационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Кроме того, к марту 2026 года все перевозчики и экспедиторы обязаны зарегистрироваться в реестре «ГосЛог» – платформах Минтранса РФ по учету участников рынка.
Важно помнить, что «цифровая реформа» затронет каждый этап доставки. Подготовиться к обязательному ЭДО уже сейчас рекомендуется всеми экспертами. Отсрочки нет – иначе рискуете штрафами и задержками.
Риски неподготовленности
Если компания не подготовится заблаговременно, ее ждут серьезные потери: штрафы, остановка поставок, потеря контроля и давление регуляторов. По новым правилам у всех участников должна быть “прозрачная” цифровая документация. Риск преждевременной остановки ветвей логистической цепи не абстрактен: без участия хотя бы одного контрагента процесс оформления «встанет». Ошибки или отсутствие ЭТрН приведут к возврату груза, затягиванию расчетов и дополнительным разбирательствам. Опыт показывает, что до 12–15% бумажных накладных содержат ошибки, и ЭТН-формат без автоматизации их не устраняет – наоборот, каждое недооформление грозит возвратами и задержками платежей.
Типичные IT-проблемы при внедрении ЭТрН
Практика пилотов и экспертов показывает: переход на электронную транспортную накладную (ЭТрН) тормозят не только технические нюансы, но и организационные издержки. Ниже — основные «узкие места», с которыми чаще всего сталкиваются компании.
Непонимание правил оформления ЭТрН.
Многие участники до конца не понимают, как корректно оформлять ЭТрН в новых реалиях. На практике экспедиторы и грузоотправители часто заполняют документ с нарушениями (структура, обязательные реквизиты, последовательность подписания), что приводит к отказам в приёме и необходимости переделывать документы.
Высокий порог интеграции с провайдером ЭТрН.
Компаниям приходится тратить значительные усилия на настройку интеграции: согласование форматов, безопасные каналы, тестовые контуры, доработки ERP/WMS/TMS. Это затягивает запуск, особенно если нет готового единого API или шлюза.
Необходимость вовлечь всю цепочку участников.
«Пионерам» приходится синхронно подключать перевозчиков, экспедиторов, склады и получателей, менять их регламенты и обучать пользователей работе с электронной подписью и маршрутами согласования. Любой «слабый» участник замедляет весь процесс.
Непрозрачная история подписания.
Без сквозного решения сложно оперативно понять, кто, когда и что подписал, где застрял документ, на каком титуле ошибка. Разрозненные каналы обмена (почта, EDI, мессенджеры) ведут к потерям информации и спорам.
Рост ручной работы и человеческий фактор.
Логисты опасаются, что придётся ежедневно вносить изменения и отслеживать каждый титул вручную. Проверка всех 8 титулов каждой накладной без автоматизированных валидаций трудозатратна и уязвима к ошибкам.
Многие участники до конца не понимают, как корректно оформлять ЭТрН в новых реалиях. На практике экспедиторы и грузоотправители часто заполняют документ с нарушениями (структура, обязательные реквизиты, последовательность подписания), что приводит к отказам в приёме и необходимости переделывать документы.
Высокий порог интеграции с провайдером ЭТрН.
Компаниям приходится тратить значительные усилия на настройку интеграции: согласование форматов, безопасные каналы, тестовые контуры, доработки ERP/WMS/TMS. Это затягивает запуск, особенно если нет готового единого API или шлюза.
Необходимость вовлечь всю цепочку участников.
«Пионерам» приходится синхронно подключать перевозчиков, экспедиторов, склады и получателей, менять их регламенты и обучать пользователей работе с электронной подписью и маршрутами согласования. Любой «слабый» участник замедляет весь процесс.
Непрозрачная история подписания.
Без сквозного решения сложно оперативно понять, кто, когда и что подписал, где застрял документ, на каком титуле ошибка. Разрозненные каналы обмена (почта, EDI, мессенджеры) ведут к потерям информации и спорам.
Рост ручной работы и человеческий фактор.
Логисты опасаются, что придётся ежедневно вносить изменения и отслеживать каждый титул вручную. Проверка всех 8 титулов каждой накладной без автоматизированных валидаций трудозатратна и уязвима к ошибкам.
Pooling признаёт: перечисленные опасения и проблемы действительно существуют. В текущих реалиях самый правильный путь — плановая подготовка к запуску, а не «рывок» в 100% запуск со старта.
Опасения директоров по логистике
Логисты и руководители грузовых отделов чаще всего упоминают два страха при переходе на ЭТрН:
- Рост ручного труда и ответственности. Новые форматы требуют более тщательной проверки документов. Если раньше водитель просто вёз бумажку, теперь система фиксирует каждый шаг. Логисты опасаются, что без автоматизации им придётся вручную контролировать правильность титулов, сроков и подписей.
- Неопределённость в коммуникации с перевозчиком. При раздельных системах обмена сложно точно знать, когда перевозчик принял и подписал накладную. Новый электронный интерфейс вызывает сомнения: «Что, если наш перевозчик пока не подключён?». Эти опасения обоснованы – интеграция всей цепочки должна быть синхронизирована, иначе вся система «зависает».
Важно понимать: эти проблемы решаемы. Многочисленные компании учатся заранее сканировать цепочку поставок и договариваться о переходе. Например, в ТMS советуют подключать участников поэтапно (сначала внутренние перевозки, потом внешние контрагенты). Pooling именно фокусируется на том, чтобы плавно нивелировать страхи логистов.
Как Pooling работает с ЕтрН
Сегодня Pooling работает как TMS-платформа, где происходит обмен заявками между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. К системе уже подключены ведущие EDI-провайдеры сертифицированные для организации обмена Е-ТРН.
Поскольку перевозка «живет» в нашей TMS, в карточке уже собраны данные от грузоотправителя и от перевозчика. Причём сведения от перевозчика попадают через интеграцию, а не вручную. Благодаря этому система изначально адаптирована для передачи полного набора данных EDI-провайдеру для формирования ЕтрН.
Шаг 1. Черновик ЭТрН в кабинете EDI-провайдера
Уже сегодня пользователь может сформировать черновик электронной ЕтрН, который появляется в личном кабинете выбранного EDI-провайдера. Это существенный рост зрелости: главное — у компании есть заготовка документа с корректно заполненным первым титулом, а данные подтягиваются автоматически с портала Pooling.
Шаг 2. Согласование процесса подписания
Далее каждая компания вместе с партнёрами определяет как и где подписывать ЕтрН — варианты зависят от практики бизнеса:
прямая интеграция с EDI-провайдером,
подписание внутри Pooling,
подписание в собственной ERP,
Этот этап может занять время, но проходит значительно быстрее, если выполнен Шаг 1 (черновик и все данные уже готовы и согласованы по структуре).
Шаг 3. Пилотное подписание
Стартуем с пилотного подписания — обычно на простых сценариях, например, перемещение между собственными складами. Это позволяет обкатать роли, маршруты согласования и технические нюансы без риска для внешних потоков.
Итог. Последовательное прохождение трёх шагов — это фундамент, который готовит логистику к полноценному переходу на электронный документооборот: данные консолидированы в TMS, черновики формируются автоматически, а процесс подписания выбирается и настраивается под конкретный бизнес.
Pooling и Pooling Plus уже сейчас помогают пройти цифровую трансформацию логистики и выполнить требования закона.
- Автоматическое формирование ЭТрН: При планировании каждого рейса система автоматически генерирует титул 1 (данные о сторонах перевозки, ТС, грузе, водителе) по шаблону клиента и заявки. Дублирование данных не требуется. Это исключает ручной ввод и позволяет быстро стартовать рейс с корректным документом.
- Интеграционный шлюз с операторами ЭДО и ТК: Pooling выступает единым «мостом» между вашей ERP/TMS и всеми транспортными компаниями. Настроив подключение однажды, вы обеспечиваете автоматическую отправку всех заявок и получение статусов от ТК – без множества локальных интеграций. Это упрощает коммуникацию: любая ТК, подключенная к Pooling, автоматически получит заявку, и её ответ (подписанный документ, статус доставки) придёт в вашу систему.
- Пошаговый запуск и поддержка: С выходом на обязательный ЭДО мы помогаем вашей команде пройти все этапы: обучаем пользоваться системой, готовим локальные регламенты, проводим тестовые прогоны. Наша техподдержка доступна 24/7, чтобы решать вопросы в режиме реального времени.
- Соответствие 152-ФЗ, поддержка УКЭП/УНЭП: Pooling Plus развернут в облаке с учётом требований российского законодательства о персональных данных. Поддерживается работа с усиленными сертификатами и машиночитаемыми доверенностями для подписей. Все данные хранятся на территории РФ, что обеспечивает соответствие 152-ФЗ.
Основные преимущества Pooling и Pooling Plus:
- ✔️ Широкая экосистема интеграций: Pooling уже работает с крупнейшими ТК России (в том числе «КИТ», «Алло», «ПЭК», «Байкал-Сервис» и др.) и имеет более 80 подключенных партнёров. Это значит, что вы получаете доступ к любой актуальной сети перевозчиков из коробки.
- ✔️ TMS 4+ поколения: Pooling Plus – это современная облачная TMS-система, изначально спроектированная с учётом сложных требований транспорта. Она поддерживает не только ЭТрН, но и весь цикл управления доставкой: от заказа и планирования до контроля и аналитики на основе больших данных.
- ✔️ Быстрый запуск (SaaS): Платформа доступна по подписке, и внедрение занимает недели, а не месяцы. Не нужно покупать сервера и прописывать десятки интеграций – достаточно подключиться к облаку Pooling, чтобы уже через короткое время вести полное цифровое сопровождение доставки.
- ✔️ Команда экспертов: В Pooling трудятся не только IT-архитекторы, но и практикующие логисты. Мы понимаем обе стороны процесса и умеем адаптировать решения под реальные бизнес-запросы. Наш опыт настройки процессов у клиентов FMCG, ритейла и пищевой промышленности позволяет предусмотреть особенности вашей цепочки.
- ✔️ Поддержка бизнес-кейсов: Модель «заявка – перевозка – оплата» в ритейле или схемы совместной доставки в FMCG могут потребовать гибких настроек. Мы помогаем выстраивать рабочие процессы в системе, оптимизировать маршруты с учётом сборных поставок и связывать их с едиными финансовыми реестрами.
Цифровизация грузоперевозок по закону №140‑ФЗ неизбежна, и её успешная реализация требует тщательного планирования. Pooling и Pooling Plus уже сегодня предлагают полный набор инструментов для безболезненного перехода на ЭТрН: интеграционный шлюз, автоматизацию документооборота и поддержку на всех уровнях. Это позволяет не только исключить задержки и штрафы, но и повысить прозрачность и скорость логистических процессов.
Внедряя наши решения, вы укрепляете технологическое лидерство своей компании и снижаете риски цифровой трансформации. Контроль за доставкой становится сквозным – от заказа до подтверждения получения, а ваши логисты освобождаются от рутинных задач и могут сосредоточиться на управлении цепочкой. Pooling уже заслужил доверие рынка благодаря крупным партнёрам и опыту, а команда экспертов готова помочь адаптировать систему именно под ваши задачи.
