8 (800) 600-47-05 | 8 (495) 225-62-13 | info@pooling.me
8 (800) 600-47-05
8 (495) 225-62-13
info@pooling.me
8 (495) 225-62-13
info@pooling.me
Правила работы с площадкой
для транспортных компаний
Этапы корректного выставления простоев на портале Pooling
Это обязательные правила работы с площадкой. Все простои, которые выставлены не по инструкции не будут приняты и переданы в оплату!
№1
№2
№3
Внесите фактические даты и время прибытия и убытия ТС
Этап №1
01
В разделе «Мои заявки» найдите нужную перевозку, и справа будет отображена соответствующая иконка.
02
После нажатия на иконку откроется окно «Внесение фактических данных», где вам нужно указать время прибытия и убытия для загрузки/выгрузки.
Загрузите подтверждающие документы
Этап №2
01
В разделе «Мои заявки» выберите нужную перевозку, и в правой части строки будет отображена иконка «Сформировать документы».
02
В открывшимся окне «Документы к заявке №…» нажмите кнопку «Добавить» и загрузите сканы необходимых документов.
Заполните стоимость простоя в заявке
Этап №3
01
В разделе «Мои заявки» найдите нужную перевозку и откройте ее.
03
Внесите стоимость простоя в соответствующее поле и подтвердите изменения.
02
В блоке "Финансы" нажмите кнопку «Изменить стоимость доставки.
Этапы корректного выставления счетов и предоставления документов
Это обязательные правила работы с площадкой. Все счета и УПД в которых отсутствуют номера перевозок Pooling или дополнительные расходы не будут сходится с реестрами и иметь подтверждающих документов будут автоматически не приняты и не будут переданы в оплату!
№1
№2
№3
№4
Все счета и УПД должны направляться только в ЭДО
Этап №1
Отправляйте все счета и УПД только в ЭДО
С 01.09.2024 все счета на оплату, а так же УПД должны быть направлены в ЭДО компании ПЛМ (ИНН 7717736767).
Дополнительное соглашение вы можете скачать по ссылке указанной ниже, заполните и отправьте нам на подпись.
Внимание:
Обязательное наличие номера перевозки Pooling в реестрах, счетах, актах и УПД
Этап №2
Здесь представлены примеры того, как должен выглядеть счет и УПД полученные в ЭДО.
Заполните стоимость простоя в заявке
Этап №3
01
В разделе «Мои заявки» найдите нужную перевозку и откройте ее.
03
Внесите стоимость простоя в соответствующее поле и подтвердите изменения.
02
В блоке "Финансы" нажмите на кнопку «Изменить стоимость доставки.
Загрузите подтверждающие документы
Этап №4
01
В разделе «Мои заявки» выберите нужную перевозку, и в правой части строки будет отображена иконка «Сформировать документы».
02
В открывшимся окне «Документы к заявке №…» нажмите кнопку «Добавить» и загрузите сканы необходимых документов.
01
Если вы хотите добавить документ без файла, то выберете соответствующее поле в окне «Добавить документы»
02
ВАЖНО! При добавлении указывать только следующий тип документа – «Подтверждающие документы»
Добавить подтверждающие документы без файла
Общие положения
№1
1.1. Настоящий порядок устанавливает требования к составу, оформлению, срокам и способам передачи документов транспортными компаниями (далее — Перевозчик) экспедиторской компании (далее — Экспедитор) по завершении перевозки груза.
1.2. Соблюдение настоящего порядка является обязательным условием для своевременной оплаты оказанных транспортных услуг. Оплата производится только после получения Экспедитором полного комплекта документов, оформленных в соответствии с требованиями настоящего порядка и действующего законодательства Российской Федерации.
1.2. Соблюдение настоящего порядка является обязательным условием для своевременной оплаты оказанных транспортных услуг. Оплата производится только после получения Экспедитором полного комплекта документов, оформленных в соответствии с требованиями настоящего порядка и действующего законодательства Российской Федерации.
Перечень документов
№2
Группа 1: Бухгалтерские документы
| Документ | Основание | Обязательность |
|---|---|---|
| УПД (Универсальный передаточный документ) | Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013; НК РФ ст. 169 | ОБЯЗАТЕЛЬНО для всех перевозчиков |
| Акт выполненных работ (АВР) | ФЗ № 402-ФЗ, ст. 9; ГК РФ ст. 720 | Обязателен для перевозчиков на УСН (без НДС) |
| Счёт на оплату | ГК РФ ст. 486, 516; условия договора | По условиям договора |
| Счёт-фактура | НК РФ ст. 168–169 | При применении общей системы налогообложения (ОСНО) |
В строке «Наименование товара / описание работ, услуг» УПД в обязательном порядке указываются: НОМЕР ЗАЯВКИ POOLING и МАРШРУТ перевозки. Без этих сведений УПД считается оформленным ненадлежащим образом и не принимается к обработке.
Пример корректного заполнения поля наименования в УПД:
«Транспортные услуги по перевозке груза. Заявка POOLING № [НОМЕР ЗАЯВКИ]. Маршрут: [ГОРОД ПОГРУЗКИ] — [ГОРОД ВЫГРУЗКИ]»
Дополнительно в УПД должны быть корректно заполнены:
• Дата составления документа (не позднее даты завершения перевозки).
• Наименование, ИНН и адрес Перевозчика и Экспедитора.
• Стоимость услуг (цифрами и прописью), ставка и сумма НДС.
• Подпись уполномоченного лица и печать организации Перевозчика.
• Подпись уполномоченного лица и печать организации Экспедитора (при получении).
«Транспортные услуги по перевозке груза. Заявка POOLING № [НОМЕР ЗАЯВКИ]. Маршрут: [ГОРОД ПОГРУЗКИ] — [ГОРОД ВЫГРУЗКИ]»
Дополнительно в УПД должны быть корректно заполнены:
• Дата составления документа (не позднее даты завершения перевозки).
• Наименование, ИНН и адрес Перевозчика и Экспедитора.
• Стоимость услуг (цифрами и прописью), ставка и сумма НДС.
• Подпись уполномоченного лица и печать организации Перевозчика.
• Подпись уполномоченного лица и печать организации Экспедитора (при получении).
Группа 2: Товарно-сопроводительные документы (ТСД)
Перевозчик обязан передать оригиналы хотя бы одного из следующих документов, подтверждающих факт перевозки и передачи груза:
| Документ | Правовое основание | Когда применяется | Обязательность |
|---|---|---|---|
| Транспортная накладная (ТрН) | ФЗ № 259-ФЗ ст. 8; ПП № 2200 от 21.12.2020 | Перевозки автомобильным транспортом | ОБЯЗАТЕЛЬНО (при а/м перевозке) |
| Товарно-транспортная накладная (ТТН, форма 1-Т) | Пост. Госкомстата № 78 от 28.11.1997 | При перевозке товарно-материальных ценностей; при наличии раздела ТМЦ | Обязательно, если ТН не составляется |
| Экспедиторская расписка | ФЗ № 87-ФЗ ст. 9; ПП № 554 от 08.09.2006 | При экспедировании груза; подтверждает принятие груза экспедитором | Обязательно при наличии ТЭД |
| Акт приёмки-передачи груза | ГК РФ ст. 785, 796; ФЗ № 402-ФЗ ст. 9 | При необходимости фиксации состояния груза при передаче | По условиям договора |
| Акт о недостаче / излишках / повреждении груза | ФЗ № 259-ФЗ ст. 15; ПП № 2200 п. 79–81 | При выявлении расхождений при приёмке | При наличии расхождений — ОБЯЗАТЕЛЬНО |
Важно: С 01.01.2022 при перевозке товаров, реализуемых с НДС, наличие транспортной накладной по форме, утверждённой ПП № 2200, является обязательным условием для подтверждения расходов на перевозку (Письмо Минфина от 15.10.2018 № 03-03-06/1/73784). Транспортная накладная оформляется в трёх экземплярах: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Если ТК зарегистрирована как пользователь POOLING, подгрузка товарно-сопроводительных документов к каждой перевозке POOLING ОБЯЗАТЕЛЬНА.
Если ТК зарегистрирована как пользователь POOLING, подгрузка товарно-сопроводительных документов к каждой перевозке POOLING ОБЯЗАТЕЛЬНА.
Группа 3: Документы по запросу Грузоотправителя
Документы данной группы предоставляются только при наличии письменного или электронного запроса от Грузоотправителя (ГО) или Экспедитора. При отсутствии запроса передача документов данной группы не требуется.
Сроки передачи документов
№3
| Документ / группа | Срок выставления / подготовки | Срок передачи оригинала | Правовое основание |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерские документы | Не позднее 5 рабочих дней после завершения перевозки | Не позднее 5 р.д. после завершения перевозки (оригинал — в ближайшей отправке) | НК РФ ст. 168, п. 3; Письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ |
| Транспортная накладная (ТрН) | В момент передачи груза | В составе пакета документов | ФЗ № 259-ФЗ ст. 8; ПП № 2200 |
| ТТН, экспедиторская расписка, акт приёмки | В момент совершения хозяйственной операции | В составе пакета документов | ФЗ № 402-ФЗ ст. 9; ФЗ № 87-ФЗ ст. 9 |
| Документы по запросу ГО (группа 3) | — | Если был запрос, передача в составе пакета документов | Условия договора |
Способы передачи оригиналов
№4
Способ 1 — Почтовое отправление / курьерская служба
• Документы отправляются заказным письмом с уведомлением о вручении или курьерской службой (СДЭК, DHL, Pony Express и др.).
• Перевозчик несёт ответственность за сохранность документов при пересылке.
• Рекомендуется использовать отправку с описью вложения (ст. 312 ГК РФ — риск случайной гибели при пересылке несёт отправитель до момента получения).
• Документы отправляются заказным письмом с уведомлением о вручении или курьерской службой (СДЭК, DHL, Pony Express и др.).
• Перевозчик несёт ответственность за сохранность документов при пересылке.
• Рекомендуется использовать отправку с описью вложения (ст. 312 ГК РФ — риск случайной гибели при пересылке несёт отправитель до момента получения).
• Срок получения оригиналов при почтовой/курьерской доставке не может быть гарантирован ни Перевозчиком, ни Экспедитором — зависит от работы оператора связи.
• Срок обработки документов Экспедитором: 3 (три) рабочих дня с даты, следующей за днём фактического получения оригиналов.
Дата получения фиксируется по факту получения корреспонденции в офис.
• Срок обработки документов Экспедитором: 3 (три) рабочих дня с даты, следующей за днём фактического получения оригиналов.
Дата получения фиксируется по факту получения корреспонденции в офис.
Способ 2 — Электронный документооборот (ЭДО)
• При наличии соглашения об ЭДО — документы (УПД, счёт-фактура) передаются через оператора ЭДО (Диадок, СБИС и др.).
• Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют равную юридическую силу с бумажными оригиналами.
• Правовое основание: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 6; НК РФ ст. 169, п. 1 (возможность электронного счёта-фактуры).
• При использовании ЭДО срок обработки: 1 рабочий день с момента получения документа в системе ЭДО.
• При наличии соглашения об ЭДО — документы (УПД, счёт-фактура) передаются через оператора ЭДО (Диадок, СБИС и др.).
• Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют равную юридическую силу с бумажными оригиналами.
• Правовое основание: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 6; НК РФ ст. 169, п. 1 (возможность электронного счёта-фактуры).
• При использовании ЭДО срок обработки: 1 рабочий день с момента получения документа в системе ЭДО.
Требования к оформлению документов
№5
Все передаваемые документы должны соответствовать следующим обязательным требованиям:
| № | Требование | Основание |
|---|---|---|
| 1 | Все поля документа заполнены полностью, без сокращений в обязательных реквизитах | ФЗ № 402-ФЗ ст. 9, п. 2 |
| 2 | Подпись уполномоченного лица Перевозчика — в каждом документе | ФЗ № 402-ФЗ ст. 9; ГК РФ ст. 160 |
| 3 | Печать организации Перевозчика (при наличии у юридического лица) | ФЗ № 14-ФЗ ст. 2, п. 5; ФЗ № 208-ФЗ ст. 2, п. 7 — печать необязательна, но при наличии — обязательна на документах |
| 4 | Подпись и печать Грузополучателя на транспортной накладной (раздел о выдаче груза) | ПП № 2200, п. 72–74 |
| 5 | Дата составления документа не позднее даты завершения перевозки | ФЗ № 402-ФЗ ст. 9, п. 2, пп. «б» |
| 6 | Отсутствие незаверенных исправлений и помарок | ФЗ № 402-ФЗ ст. 9, п. 7 — исправления вносятся с указанием даты и подписью |
| 7 | В УПД указан номер заявки POOLING и маршрут перевозки | Условия договора с Экспедитором |
| 8 | Оригиналы документов (не копии, не факсимиле) — за исключением случаев ЭДО | ГК РФ ст. 160; НК РФ ст. 169 |
| 9 | Соответствие данных документов условиям заявки (маршрут, вес, объём, стоимость) | ГК РФ ст. 785, 790; условия договора |
Документы, оформленные с нарушением указанных требований, возвращаются Перевозчику на доработку. Срок оплаты в таком случае не начисляется до получения корректно оформленных документов.
Порядок обработки документов экспедитором
№6
| Шаг | Действие | Срок | Результат |
|---|---|---|---|
| 1 | Получение и регистрация входящего пакета документов | День получения | Присвоение входящего номера, фиксация даты |
| 2 | Проверка комплектности документов (3 группы) | День получения | Пакет полный / неполный |
| 3 | Проверка правильности оформления каждого документа | 3 р.д. с дня, следующего за днём получения | Документ принят / возвращён на доработку |
| 4 | Проверка соответствия данных документов условиям заявки | В рамках 3 р.д. обработки | Соответствие подтверждено / выявлены расхождения |
| 5 | Присвоение статуса «Оригинал получен» в системе учёта | По завершении проверки | Статус обновлён |
| 6 | Автоматическое формирование заявки на оплату | При выполнении всех условий | Заявка на оплату создана |
| 7 | Уведомление Перевозчика о принятии или возврате документов | Не позднее окончания срока обработки | Уведомление направлено |
Сроки оплаты
№7
Оплата Перевозчику производится с отсрочкой в соответствии с условиями договора.
Банковский день — рабочий день, в который банки осуществляют расчётные операции (как правило, совпадает с рабочим днём, кроме установленных ЦБ РФ нерабочих дней).
Срок оплаты определяется со следующего дня после получения последнего корректно оформленного оригинала документа.
При задержке передачи документов по вине Перевозчика Экспедитор не несёт ответственности за нарушение сроков оплаты (ГК РФ ст. 406 — просрочка кредитора).
Банковский день — рабочий день, в который банки осуществляют расчётные операции (как правило, совпадает с рабочим днём, кроме установленных ЦБ РФ нерабочих дней).
Срок оплаты определяется со следующего дня после получения последнего корректно оформленного оригинала документа.
При задержке передачи документов по вине Перевозчика Экспедитор не несёт ответственности за нарушение сроков оплаты (ГК РФ ст. 406 — просрочка кредитора).
7. Памятка-контрольный список для перевозчика
| ✓ | Проверяемый пункт | Группа документов |
|---|---|---|
| ☐ | УПД выставлен не позднее 5 рабочих дней после завершения перевозки | Группа 1 |
| ☐ | В УПД указан номер заявки POOLING | Группа 1 — УПД |
| ☐ | В УПД указан маршрут перевозки (откуда — куда) | Группа 1 — УПД |
| ☐ | УПД подписан уполномоченным лицом Перевозчика | Группа 1 |
| ☐ | Печать организации Перевозчика проставлена (при наличии) | Группа 1 |
| ☐ | Счёт-фактура приложен (если Перевозчик на ОСНО) | Группа 1 |
| ☐ | Транспортная накладная (ТН) с подписью и печатью грузополучателя приложена | Группа 2 |
| ☐ | ТТН / экспедиторская расписка / акт приёмки — хотя бы один документ | Группа 2 |
| ☐ | В случае повреждения / недостачи — акт о повреждении груза приложен | Группа 2 |
| ☐ | Документы по запросу ГО подготовлены (при наличии запроса) | Группа 3 |
| ☐ | Все поля документов заполнены, нет незаверенных исправлений | Все группы |
Контакты для передачи документов
№8
| Способ | Реквизиты / Адрес | Примечание |
|---|---|---|
| Почта / курьер (оригиналы) | 125047, Москва, 1-ая Брестская, 35, подъезд 2, офис 509 | |
| Электронная почта отдела Документооборота | documents@plm.com.ru | Для проверки статуса ТСД |
| ЭДО (электронные оригиналы) | Оператор: Диадок ID организации: 2BM-7717736767-771701001-202010230845101713084 | При наличии соглашения об ЭДО |
| Электронная почта финансового отдела | finance@plm.com.ru | По оплатам |
| TG-BOT | @PoolingTR_bot | По оплатам |
Настоящий порядок не заменяет и не отменяет условий заключённого между сторонами договора перевозки или транспортной экспедиции. При наличии противоречий применяются условия договора.
В случае изменения законодательства Экспедитор вправе в одностороннем порядке уточнить ссылки на нормативные акты, уведомив Перевозчика.
В случае изменения законодательства Экспедитор вправе в одностороннем порядке уточнить ссылки на нормативные акты, уведомив Перевозчика.