С 1 сентября 2026 года оформление электронных накладных (ЭТрН) станет обязательным для всех участников грузоперевозок. Этот срок установлен Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025, дополняющим закон «О транспортно-экспедиционной деятельности». Под «цифровую реформу» подпадают перевозчики, экспедиторы, грузоотправители и грузополучатели — фактически весь рынок логистики. В электронный вид переводятся транспортные накладные, маршрутные листы и другие документы, которые теперь будут подписываться усиленными электронными подписями и автоматически регистрироваться в государственной системе (ГИС ЭПД).
Отсрочек не предусмотрено — бизнесу необходимо подготовиться к обязательному электронному документообороту уже сейчас, иначе после 2026 года компании рискуют столкнуться со штрафами, задержками грузов и даже остановкой поставок.
Практический опыт ведущих игроков FMCG показывает, что переход на ЭТрН — сложный процесс, требующий перестройки бизнес-процессов. Крупнейший российский ритейлер X5 Retail Group начал внедрять электронные транспортные накладные еще несколько лет назад. Уже в 2023 году X5 запустила пилотный проект с ГИС ЭПД и за несколько месяцев оформила более 600 000 электронных накладных. В середине 2025 года логистическое подразделение X5 «Транспортировка» обрабатывало свыше 20 000 ЭТрН в сутки. При этом сам ритейлер отмечает, что «электронная транспортная накладная — пожалуй, самый сложный по реализации электронный документ», требующий тщательной проработки всех деталей.
Переход X5 на ЭТрН происходит поступательно: сначала в электронный формат перевели внутренние перевозки (собственный транспорт и водителей), затем подключили несколько внешних транспортных компаний, и только после этого началась масштабная интеграция с государственной системой ГИС ЭПД. Такой поэтапный подход позволяет X5 отладить процессы и подготовиться к масштабированию электронных операций во всей сети распределительных центров и тысяч магазинов. Тем не менее даже у лидеров рынка возникли реальные сложности при внедрении ЭТрН — как с ИТ-инфраструктурой, так и с участием других игроков FMCG-логистики.
Риски неподготовленности
Если компания не подготовится заблаговременно, ее ждут серьезные последствия: штрафы, приостановка поставок, потеря контроля и регуляторное давление. Согласно новым правилам, у всех участников цепочки поставок должна быть «прозрачная» цифровая документация. Здесь действует принцип «слабого звена»: если хотя бы один контрагент не сможет оформить или подписать ЭТрН, процесс грузоперевозки встанет. Ошибка или отсутствие документа приводит к возврату груза, задержке расчетов и разбирательствам между сторонами.
Уже сейчас около 12–15 % бумажных накладных содержат ошибки. Переход на электронный формат сам по себе не решает эту проблему — наоборот, без автоматизации каждое недооформление грозит отменой доставки и заморозкой оплаты до исправления ситуации.
Типичные ИТ-проблемы при внедрении ЭТрН
Практика пилотных проектов выявила несколько узких мест, которые часто тормозят переход на электронные накладные.
Разрозненные системы ЭДО. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель часто работают через разных операторов ЭДО и EDI. Если нет единого интеграционного шлюза, каждому из участников приходится создавать собственные доработки. Это создает повышенную нагрузку на ИТ-службы и увеличивает риск ошибок при обмене данными.
Отсутствие сквозного контроля. Без централизованного решения сложно отследить, кто, когда и что подписывает. Если обмен документами происходит через разные каналы (электронная почта, веб-порталы, мессенджеры), информация рассеивается. В итоге логистический отдел может потерять из виду статус накладной, что недопустимо в режиме онлайн-оформления.
Увеличение ручной работы. Сотрудники опасаются, что введение ЭТрН приведет к росту ежедневной рутины: проверке правил заполнения документов и контролю каждого титула вручную. В одной ЭТрН содержится до 8 титулов (блоков информации), которые заполняются разными участниками процесса. Проверка всех титулов вручную трудоемка и повышает вероятность ошибок.
Неясные требования к интеграции. Разные операторы ЭДО и аккредитованные шлюзы используют отличающиеся форматы и протоколы обмена. Если в компании нет стандартного API для работы с последовательным документооборотом, проект застревает на этапе «настройки соединений» — ИТ-специалисты тратят месяцы на связывание разрозненных систем.
Отдельно стоит упомянуть проблему устойчивости связи. Грузоперевозки часто проходят через зоны без стабильного интернета, а для подписания электронных документов требуется онлайн-доступ. Если водитель с грузом находится в «мертвой зоне», он не может своевременно подписать накладную, и данные не поступают контрагентам. Такая ситуация особенно критична при доставке товаров в распределительные центры X5 Retail Group и других сетей, где действует строгий пропускной режим: без подтвержденной накладной машина может не выехать с территории склада. Нестабильный мобильный интернет — реальность, которую необходимо учитывать при внедрении ЭТрН.
Опасения логистических руководителей
Руководители служб доставки и логистики компаний FMCG чаще всего называют два ключевых опасения при переходе на электронные накладные.
Рост ответственности и объема контроля. Новые цифровые форматы требуют более тщательной проверки документов. Если раньше водитель просто вез с собой бумажный бланк, то теперь система фиксирует каждый шаг и отклонение. Логисты опасаются, что без автоматизации им придется вручную контролировать корректность всех заявок, сроки подписания и наличие подписей на каждом этапе, что значительно повышает ответственность сотрудников и риск ошибок.
Неопределенность во взаимодействии с перевозчиками. При разрозненных средствах обмена данными сложно точно понимать, когда перевозчик принял накладную и что происходит с грузом в пути. Возникает закономерный вопрос: «Что делать, если перевозчик еще не подключен к ЭТрН?» Этот риск реален — если хотя бы один участник цепочки не готов к электронному документообороту, весь процесс может остановиться.
Технологические решения для перехода на ЭТрН
На рынке уже существуют технологические решения, которые существенно упрощают внедрение обязательного транспортного ЭДО. Речь идет о специализированных облачных платформах, которые выступают в роли интеграционного шлюза и обеспечивают автоматический обмен заявками, статусами доставки и электронными документами между всеми участниками цепочки поставок. Ниже рассмотрены возможности платформы Pooling, разработанной специально для логистики FMCG.
Решения Pooling
Сервис Pooling уже сегодня помогает производителям и поставщикам FMCG перейти к цифровой логистике и соответствовать требованиям законодательства по ЭТрН.
Автоматическое формирование ЭТрН. При планировании маршрута система автоматически формирует электронную накладную (титул 1 с данными о сторонах, транспорте, грузе и водителе) по заранее настроенному шаблону. Данные заказа подтягиваются автоматически, что исключает двойной ручной ввод и снижает риск ошибок.
Интеграционный шлюз с операторами ЭДО и перевозчиками. Pooling выступает единым «мостом» между ERP/TMS заказчика и всеми транспортными компаниями. Достаточно один раз настроить подключение к API или файловый/EDI-обмен — далее платформа самостоятельно отправляет заявки перевозчикам и получает от них статусы и подписанные документы.
Пошаговое внедрение и поддержка 24/7. Команда Pooling сопровождает внедрение ЭТрН на всех этапах: настройка, обучение персонала, тестовые прогоны.
Соответствие законодательству РФ. Pooling поддерживает работу с УКЭП и машиночитаемыми доверенностями (МЧД), данные хранятся на серверах в России в соответствии с требованиями 152-ФЗ.
Преимущества Pooling для FMCG-логистики
Платформа интегрирована более чем с 80 транспортными компаниями и операторами ЭДО, включая крупнейших перевозчиков России. Команда экспертов Pooling сочетает ИТ-компетенции с практическим опытом FMCG-логистики и помогает реализовывать сложные сценарии доставки, включая совместные рейсы и распределение затрат между несколькими грузоотправителями.
Цифровизация перевозок в рамках закона № 140-ФЗ неизбежна. Опыт X5 Retail Group показывает, что начинать внедрение ЭТрН необходимо заранее, поэтапно подключая участников и тестируя процессы в реальных условиях. Компании FMCG должны использовать оставшееся время до 2026 года максимально эффективно: провести аудит ИТ-систем, обучить персонал и выбрать надежного технологического партнера.
Использование решения Pooling позволяет не только выполнить требования законодательства, но и получить конкурентные преимущества. Электронная транспортная накладная повышает прозрачность и скорость операций, снижает операционные риски и освобождает логистов от бумажной рутины. В результате компании выстраивают более надежные и устойчивые отношения с ключевыми партнерами, такими как X5 Retail Group. Реальные сложности перехода на ЭТрН в FMCG-логистике преодолимы — при условии проактивного подхода и опоры на современные цифровые решения.
Чушков Михаил - Генеральный директор Pooling
