Документы на подпись могут поступать вечером, ночью или рано утром. Если от подписи зависит дальнейшее оформление перевозки, сотруднику приходится следить за очередью и заходить в систему вручную.
В Pooling этот процесс можно автоматизировать: заранее определить, какие документы, какие титулы, от каких контрагентов и в какое время система может подписывать автоматически.
В видео показан полный процесс настройки: выбор документов и титулов, контрагентов, расписания, сертификата и запуск автоподписания.
Какие документы подписывать
В настройках компания сама определяет, какие документы должны попадать под автоподписание. Можно настроить правила для:
Для каждого типа документа можно отдельно выбрать необходимые титулы. Например, для ЭТрН доступны титулы разных участников перевозки — грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и других сторон.
Pooling обрабатывает только те титулы, которые ожидают подписи вашей компании. Документы и действия других участников перевозки автоподписание не затрагивает.
С какими контрагентами
Автоматизировать весь документооборот сразу необязательно. Компания может выбрать конкретных контрагентов, по которым процесс уже согласован и не требует ручной проверки каждого документа.
Контрагента можно найти по названию или ИНН. В интерфейсе также видно количество документов, которые сейчас ожидают подписи. Если внутренние процессы компании это позволяют, автоподписание можно разрешить для всех контрагентов.
Когда подписывать
Автоподписание можно настроить под график конкретного процесса. Например:
- проверять документы каждые 15 минут;
- выполнять проверку круглосуточно;
- подписывать только в заданные часы;
- установить максимальный срок ожидания документа;
- ограничить количество подписей за одну проверку.
Это позволяет автоматизировать ночные и внерабочие процессы без необходимости постоянно контролировать очередь документов вручную.
Особые случаи
Не каждый документ должен подписываться автоматически. Если конкретный титул требует дополнительной проверки данных, его можно исключить из автоматического сценария.
Например, для отдельных титулов ЭТрН может потребоваться сверка информации из накладной. Такие документы останутся на ручной обработке, а стандартные операции продолжат выполняться автоматически. Так компания сама определяет границу между автоматизацией и ручным контролем.
Сертификат и проверка
Перед включением автоподписания пользователь выбирает сертификат электронной подписи и проверяет его работу. В Pooling можно проверить:
- работу криптографического плагина;
- доступность сертификата;
- возможность выполнения подписи без повторного ввода PIN-кода.
Ключ и PIN электронной подписи не передаются в Pooling. Подписание выполняется на компьютере пользователя через установленный криптографический компонент. Носитель с сертификатом должен быть доступен на этом компьютере.
Перед запуском можно выполнить отдельную проверку и убедиться, что сертификат и настройки работают корректно.
Один раз настроить — дальше система работает сама
Если компания заранее знает, какой документ нужно подписать, какой титул, от какого контрагента и в какое время, эти условия можно один раз зафиксировать в Pooling.
После этого система сама проверяет документы, ожидающие подписи, и выполняет действие при совпадении заданных параметров.
В результате стандартные операции не зависят от того, находится ли сотрудник в этот момент за компьютером. ЭПД продолжают двигаться по цепочке перевозки днём, ночью и вне рабочего времени, а сотрудники подключаются только к тем документам, которые действительно требуют их внимания.